Tietosuoja- ja rekisteriseloste
A-MEKANISAATIO OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
IMAGINAATIO.FI ON A-MEKANISAATIO OY:N VERKKOKAUPPA
1. Rekisterin pitäjä
A-Mekanisaatio Oy
Y-tunnus: 3148093-2
Laskutusosoite:
A-Mekanisaatio Oy
Kortteentie 1 B 5
33800 Tampere
p. 050 4677383
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Satu Urvikko
Sähköposti: satu@imaginaatio.fi
3. Rekisterin nimi
A-Mekanisaatio Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään asiakassuhteen ja tilausten hoitamiseen sekä liiketoiminnallisten päätösten tietolähteenä.
Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Rekisteriä voidaan käyttää markkinointiin, muttei kuitenkaan sähköiseen markkinointiin ilman vastaanottajan lupaa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
-Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
-Yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa, jos tilaajana ei ole yksityishenkilö
-Tiedot asiakkaan tilaamista tuotteista ja niiden toimitus- ja laskutustiedot
-Asiakasalennustiedot
-Maksusuunnitelmatiedot ym. maksamiseen liittyvät tiedot
-Henkilön A-Mekanisaatio Oy:lle antamat suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein, ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kuusi vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään viisi vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin sisältöä ei luovuteta ulkopuolisille.
Asiakas voi kerran vuodessa tilata itsestään rekisteriin tallennetut tiedot maksutta allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Kaikki rekisterin tiedot on tallennettu IT-järjestelmiin, jotka ovat huolellisesti suojattuja sekä verkon osalta kuin fyysisesti. Tietoihin pääsevät vain avainhenkilöt ja niiden tarkastelu vaatii käyttäjätunnuksella ja salasanalla kirjautumisen.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).